Pengelolaan Perpustakaan Sekolah

Pengelolaan Perpustakaan Sekolah

A.    Latar Belakang

Perkembangan IPTEK khususnya teknologi informasi memasuki millennium ketiga banyak mempengaruhi keberadaan dan perkembangan perpustakaan. Perpustakaan sebagai lembaga yang mengelola sumber informasi dan pelestarian bahan pustaka hasil budaya bangsa serta melakukan jasa informasi perlu dipersiapkan dan dikelola secara baik dan professional agar dapat mewujudkan system perpustakaan yang unggul dan perpustakaan yang bermuara pada kepuasan pengguna perpustakaan (pemustaka). Dari sini perpustakaan dapat menunjukkan eksistensi dan perannya dalam menghadapi era globalisasi yang penuh tantangan dan persaingan.

Perpustakaan sekolah dewasa ini bukan hanya merupakan unit kerja yang menyediaakan bacaan guna menambah pengetahuan dan wawasan bagi murid, tetapi juga merupakan bagian yang integral dari proses pembelajaran. Artinya, penyelenggarakan perpustakaan sekolah harus sejalan dengan visi dan misi sekolah dengan mengadakan bahan bacaan bermutu yang sesuai kurikulum, menyelenggarakan kegiatan yang berkaitan dengan bidang studi dan kegiatan penunjang lain, misalnya berkaitan dengan peristiwa penting yang diperingati di sekolah.

B.     Pengertian Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan Sekolah adalah perpustakaan yang berada pada lembaga pendidikan sekolah, yang merupakan bagian integral dari sekolah yang bersangkutan dan merupakan sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan (Perpusnas, 2001).

Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 25 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Perpustakaan Sekolah/Madrasah, bahwa setiap sekolah/madrasah untuk semua jenis dan jenjang yang mempunyai jumlah tenaga perpustakaan sekolah/madrasah lebih dari satu orang, mempunyai lebih dari enam rombongan belajar (rombel), serta memiliki koleksi minimal 1000 (seribu) judul materi perpustakaan dapat mengangkat kepala perpustakaan sekolah/madrasah.

C.    Fungsi Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah sebagai perangkat pendidikan di sekolah merupakan bagian integral dalam sistem kurikulum sekolah berfungsi sebagai :

1. Pusat kegiatan belajar mengajar.

Perpustakaan sekolah menyediaakan koleksi bahan perpustakaan untuk mendukung proses belajar mengajar.

2. Pusat penelitian sederhana.

Perpustakaan sekolah menyediakan koleksi bahan perpustakaan yang bermanfaat untuk melaksanakan penelitian sederhana bagi peserta didik.

3. Pusat membaca guna menambah ilmu pengetahuan dan rekreasi.

   Perpustakaan sekolah menyediakan koleksi bahan perpustakaan yang bermanfaat untuk menambah wawasan dan memperdalam ilmu pengetahuan serta rekreasi intelektual bagi peserta didik dan tenaga kependidikan.

D.    Pengembangan Koleksi

Menurut Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO, bahwa koleksi bahan perpustakaan sekolah yang sesuai hendaknya menyediakan 10 (sepuluh) buku per murid. Sekolah terkecil hendaknya memiliki paling sedikit 2.500 judul materi perpustakaan yang relevan dan mutakhir. Paling sedikit 60 % koleksi perpustakaan terdiri dari buku non fiksi yang berkaitan dengan kurikulum. Sedangkan menurut pasal 23 ayat (2) Undang-Undang No.43 tahun 2007 bahwa perpustakaan sekolah wajib memiliki koleksi buku teks pelajaran yang ditetapkan sebagai buku teks wajib pada satuan pendidikan yang bersangkutan dalam jumlah yang mencukupi untuk melayani semua peserta didik dan pendidik. Oleh karena itu untuk pengembangan perpustakaan, Sekolah/madrasah mengalokasikan dana paling sedikit 5% dari anggaran belanja operasional sekolah/madrasah. Pemilihan bahan pustaka merupakan kegiatan awal dari pembinaan koleksi. Pembinaan koleksi harus direncanakan sebaik-baiknya agar layanan yang diberikan oleh perpustakaan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan.

1.      Alat-alat Pemilihan dan Verifikasi

Pemilihan bahan pustaka dapat dilakukan dengan mempergunakan berbagai alat pemilihan sebagai berikut :

a.       Bibliografi subyek khusus;

b.      Daftar tambahan koleksi (accession list) perpustakaan lain;

c.       Timbangan buku;

d.      Masukan dari pengguna perpustakaan.

Disamping itu, perpustakaan dapat memanfaatkan berbagai alat verifikasi sebagai sarana bantu identifikasi bahan sebagai berikut:

a.       Katalog penerbit baru;

b.      Bibliografi nasional maupun internasional;

c.       Iklan dalam surat kabar atau majalah.

Dengan kemajuan teknologi sekarang ini, Pangkalan Data Penerbit yang dapat diakses melalui internet digunakan sebagai sarana bantu pemilihan dan verifikasi.

2.      Cara Pengadaan

Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan melalui berbagai cara, yaitu :

a.      Pembelian

Cara-cara pembelian bahan pustaka :

1)      Pemesanan langsung kepada penerbit

Cara ini dapat ditempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam hal tertentu, pembelian juga dapat dilakukan langsung di toko buku di dalam negeri.

2)      Pemesanan melalui agen

Pemesanan melalui agen dilakukan melalui agen dalam negeri ataupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempuh apabila bahan yang dipesan dalam jumlah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam panerbit.

3)      Pemesanan secara tetap (standing order)

Bahan pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap. Dengan cara ini setiap kali bahan pustaka terbit, secara otomatis pemesan akan memperoleh bahan tersebut.

b.      Tukar menukar

Tukar menukar biasanya dilakukan dengan perpustakaan lain. Untuk pengadaan bahan pustaka melalui cara tukar menukar ini perpustakaan harus mempunyai bahan yang dapat dipertukarkan. Bahan yang dipertukarkan dapat berupa terbitan yang dikeluarkan oleh lembaga induknya, atau diambil dari koleksi yang jumlah eksemplarnya berlebih. Bagi perpustakaan yang melaksanakan kegiatan ini perlu melaksanakan hal-hal sebagai berikut:

1)      Mendaftar bahan pustaka yang dipertukarkan;

2)      Mengirim daftar penawaran disertai dengan persyaratannya, misalnya biaya pengiriman, pengambilan, dan sebagainya;

3)      Menerima kembali daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan;

4)      Mencatat alamat pemesan;

5)      Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih kepada pemesan.

c.       Hadiah

Cara lain untuk menambah koleksi perpustakaan adalah melalui hadiah. Satu hal yang perlu diperhitungkan dari pengadaan koleksi melalui hadiah adalah sering diperolehnya koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan, atau koleksi yang sudah kadaluwarsa. Sehubungan dengan hal-hal tersebut penanganan hadiah harus tercantum dalam kebijakan pengembangan koleksi.

Bahan pustaka hadiah dapat diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Hal-hal yang perlu dilakukan oleh perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung adalah:

1)      Meneliti bahan pustaka hadiah dan mencocokkan dengan surat pengantarnya;

2)      Memilih bahan pustaka yang diperlukan;

3)      Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.

Adakalanya perpustakaan mengajukan permintaan sumbangan bahan pustaka dari perpustakaan atau instansi lain. Untuk keperluan tersebut, perpustakaan sebaiknya :

1)      Menyusun daftar pustaka yang diperlukan;

2)      Mengirim surat permohonan sumbangan;

3)      Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila bahan pustaka sumbangan sudah dikirim;

4)      Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.

d.      Titipan

Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan bahan pustaka perorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pengguna.

e.       Terbitan Sendiri

Untuk melengkapi koleksinya, perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka yang diterbitkan oleh lembaga yang bersangkutan, misalnya : buletin, brosur, jurnal ilmiah, majalah, laporan penelitian dan lain-lain. Koleksi ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga ilmiah dalam penyebaran informasi yang diterbitkan oleh lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak ada di pasaran sedangkan informasinya sangat penting bagi lembaga ilmiah lainnya.   

E.     Pengolahan Koleksi

Bahan pustaka yang telah diadakan segera diolah agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Tujuan pengolahan koleksi adalah membuat sarana temu kembali sehingga memungkinkan pengguna menemukan kembali bahan pustaka melalui  titik akses pengarang, judul dan subjek pada sistem katalog berabjad dan melalui kelas pada susunan koleksi di rak.

Kegiatan pengolahan terdiri dari :

1.      Pengatalogan deskriptif;

2.      Analisis subjek;

3.      Klasifikasi;

4.      Penentuan tajuk;

5.      Pembuatan perlengkapan fisik pustaka.

Adapun alat-alat Bantu yang dapat digunakan sebagai alat bantu pengolahan bahan perpustakaan, antara lain :

1.      “Peraturan Katalogisasi Indonesia”, edisi 4 (Perpustakaan Nasional 1994).

2.       “Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan”, edisi 4 (Perpustakaan Nasional RI, 1994).

3.      “Terjemahan Ringkasan Klasifikasi Desimal Dewey dan Indeks Relatif” (Perpustakaan Nasional RI, 1994).

Kegiatan pengolahan pustaka dirinci lebih lanjut sebagai berikut :

1.      Pengatalogan deskriptif

Kegiatan pengatalogan deskriptif adalah menentukan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan.  Kegiatan ini didasarkan pada Peraturan Katalogisasi Indonesia edisi 4 (Perpusatakaan Nasional, 1994) yang bersumber pada peraturan pengkatalogan standar internasional yaitu : “The Anglo American Cataloguing Rules”, (AACR).

2.      Penentuan nomor Klasifikasi

Penentuan nomor klasifikasi diawali dengan kegiatan analisis subjek bahan pustaka.  Hasil analisis subjek tersebut digunakan untuk menentukan nomor klasifikasi bahan pustaka dengan menggunakan sarana bantu antara lain    “Dewey Decimal Classification“.

3.      Penentuan tajuk subjek

Disamping untuk menentukan nomor klasifikasi, hasil analisis subjek bahan pustaka juga digunakan sebagai dasar dalam penentuan tajuk subjek bahan pusataka dengan memanfaatkkan sarana bantu “Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan”, edisi 4. (Perpustakaan Nasional,1994).

4.      Kegiatan pengolahan dilanjutkan dengan pembuatan kartu katalog yang kemudian digandakan sesuai kebutuhan (pengarang, judul, subjek dan jejakan lain) serta shelf list dan dijajarkan pada laci-laci catalog dengan menggunakan system penjajaran yang telah ditentukan.  Perpustakaan yang telah menggunakan sarana bantu computer dalam pengolahan bahan pustaka, secara berkala dianjurkan melakukan “backup” data.

5.      Kegiatan ini diakhiri dengan pembuatan kelengkapan  fisik bahan pustaka seperti label, kartu buku, lembar tanggal kembali dan kantong buku.

F.     Pengaturan Koleksi

Berikut ini diuraikan cara-cara pengaturan koleksi :

1.      Pengaturan buku

Buku diatur menurut urutan subjek dan ditempatkan pada rak buku yang tersedia.  Buku yang berukuran lebih tinggi atau lebar (oversize book) ditempatkan terpisah dari buku yang berukuran biasa.  Selain itu pengaturan buku disesuaikan dengan kegunaan masing-masing buku tersebut, misalnya buku-buku rujukan tidak disatukan dengan buku-buku bacaan lainnya.

2.      Pengaturan bahan bukan buku

Bahan pustaka bukan buku misalnya peta, bahan audio visual, disket, CD dan lain-laim ditempatkan di pada tempat khusus sesuai dengan jenis bahan tersebut.

3.      Pengaturan majalah

Majalah lepas di simpan dalam kotak dan ditempatkan pada rak berdasarkan urutan abjad judul majalah.  Majalah yang dianggap penting, setelah lengkap terkumpul dikirimkan ke bagian penjilidan.  Penyusunan majalah yang sudah dijilid di dalam rak juga berdasarkan urutan abjad judul majalah atau nomor klasifikasi.

4.      Pengaturan surat kabar

Surat kabar baru disusun pada alat penjepit surat kabar.  Setelah terkumpul lengkap selama satu minggu, surat kabar dikeluarkan dari alat penjepit untuk menunggu pengolahan selanjutnya, misalnya menjadi koleksi guntingan surat kabar atau untuk penyusunan indeks artikel surat kabar.

G.    Layanan Perpustakaan

Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan teknis yang pada pelaksanaannya perlu ada perencanaan dalam penyelenggaraannya. Layanan perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila akses layanan yang digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

Ada tiga jenis layanan perpustakaan, yakni  layanan terbuka (open access) dan  layanan tertutup (closed access), serta layanan gabungan keduanya. Ketiga layanan ini ada hubungannya dengan cara bagaimana perpustakaan memberikan kesempatan kepada pembaca untuk menemukan bahan pustaka yang mereka inginkan.. Masing-masing layanan tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahannya, dan berbeda.

1.      Layanan terbuka (open access)

Layanan terbuka  memberikan kebebasan kepada pemakai untuk menemukan dan mencari bahan pustaka yang diperlukan. Pemakai diizinkan langsung ke ruang koleksi Perpustakaan, memilih dan mengambil bahan pustaka yang diinginkan. Tujuan akses layanan terbuka adalah memberikan kesempatan kepada pemakai untuk mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca di rak, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif dari pilihan koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya. Akses layanan terbuka biasanya diterapkan untuk layanan di Perpustakaan umum, Perpustakaan sekolah, dan Perpustakaan perguruan tinggi.

Ada beberapa kelebihan yang dapat diambil, apabila Perpustakaan menggunakan akses layanan terbuka, antara lain adalah :

a.       Pemakai bebas memilih bahan pustaka di rak;

b.      Pemakai tidak harus menggunakan katalog;

c.       Pemakai dapat mengganti bahan pustaka yang isinya mirip jika bahan pustaka yang dicari tidak ada;

d.      Pemakai dapat membandingkan isi bahan pustaka dengan judul yang dicarinya;

e.       Bahan pustaka lebih bermanfaat dan didayagunakan;

f.       Menghemat  tenaga pustakawan.

Selain kelebihan tersebut, layanan terbuka juga memiliki beberapa kelemahan antara lain adalah :

a.       Pemakai cenderung mengembalikan bahan pustaka seenaknya, sehingga mengacaukan dalam penyusunan bahan pustaka di rak;

b.      Lebih besar kemungkinan kehilangan bahan pustaka;

c.       Perlu pengawasan secara ketat;

d.      Tidak semua pemakai paham benar dalam mencari bahan pustaka di rak apalagi jika koleksinya sudah banyak;

e.       Bahan pustaka lebih cepat rusak;

f.       Terjadi perubahan  susunan bahan pustaka di rak, sehingga perlu pembenahan terus menerus.

Cara Pelaksanaannya :

a.       Pemakai langsung mencari bahan pustaka di rak, atau mengecek terlebih dahulu di katalog;

b.      Bahan pustaka yang sudah ditemukan segera dibawa ke ruang baca;

c.       Setelah selesai dibaca, pemakai mengembalikan bahan pustaka tersebut ke tempat yang sudah ditentukan petugas;

d.      Apabila bahan pustaka akan dipinjam untuk dibawa pulang, maka pemakai harus membawa ke bagian petugas pencatatan peminjaman;

e.       Pemakai dapat memilih lagi bahan pustaka lain ke dalam rak.

2.      Layanan Tertutup (closed access)

Pada akses layanan ini, koleksi tertutup bagi pemakai, dalam arti pemakai tidak boleh langsung mengambil bahan pustaka di rak, tetapi petugas perpustakaan yang akan mengambil. Dengan menggunakan akses ini petugas akan lebih sibuk karena harus mencari bahan pustaka di rak, terutama pada jam-jam sibuk pada saat banyak pemakai yang memerlukan bahan pustaka. Tujuan akses layanan ini memberikan layanan secara terbatas kepada pemakai tidak dapat mencari bahan pustaka yang dibutuhkannya di rak, tetapi akan dilayani oleh petugas. Oleh karena itu, pemakai harus mencari nomor panggil bahan pustaka melalui katalog yang disediakan.

Kelebihan menggunakan  layanan tertutup adalah sebagai   berikut :

a.       Bahan pustaka tersusun rapi di rak, karena hanya petugas yang mengambil.

b.      Kemungkinan kehilangan bahan pustaka sangat kecil

c.       Bahan pustaka tidak cepat rusak

d.      Penempatan kembali bahan pustaka yang telah digunakan ke rak lebih tepat

e.       Pengawasan dapat dilakukan secara longgar

f.       Proses temu kembali lebih efektif

Adapun kekurangan dengan menggunakan akses layanan tertutup  

adalah   sebagai berikut :

a.       Pemakai tidak bebas dan kurang puas dalam menemukan bahan pustaka

b.      Bahan pustaka yang didapat kadang-kadang tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai

c.       Katalog cepat rusak

d.      Tidak semua pemakai paham dalam menggunakan teknik mencari bahan pustaka melalui katalog

e.       Tidak semua koleksi dimanfaatkan dan didaya gunakan oleh pemakai

f.       Perpustakaan lebih sibuk

Cara pelaksanaannya  :

a.       Pemakai mencari data koleksi melalui katalog.

b.      Pemakai mencatat judul bahan pustaka dan nomor panggil pada bon permintaan atau peminjaman 

c.       Pemakai memberikan bon peminjaman  kepada petugas.

d.      Petugas mencari bahan pustaka ke rak, menemukan bahan pustaka, dan menyerahkan kepada pemakai.

e.       Pemakai membawa bahan pustaka ke ruang baca.

f.       Apabila bahan pustaka dapat dipinjam untuk dibawa pulang, pemakai melaporkan kepada pencatat sirkulasi.

3.      Layanan Kombinasi (Gabungan)

Adakalanya perpustakaan menerapkan kedua sistem di atas (terbuka dan tertutup) secara bersamaan. Untuk koleksi umum misalnya menerapkan sistem terbuka sedangkan untuk koleksi khusus, seperti skripsi, tesis, buku-buku rujukan  menerapkan sistem tertutup.

H.    Sistem Peminjaman

Dalam perkembangannya sistem peminjaman di Perpustakaan mengalami banyak perubahan sesuai dengan kebutuhan, situasi dan kondisi.  Ada bebarapa sistem peminjaman yang dapat diterapkan di Perpustakaan. Setiap sistem memiliki kelebihan dan kelemahan. Diantara sistem-sistem tersebut   yaitu :

1.         Sistem Ledger

Sistem  ini menggunakan catatan peminjaman melalui pencatatan dalam buku khusus, setiap halaman diperuntukkan satu nama peminjam. Pada setiap halaman tersebut dicatat alamat peminjam, dan dibuat kolom-kolom yang berisi data judul buku yang dipinjam, tanda buku atau nomor panggil, tanggal peminjaman, nama pengarang, edisi, tanggal harus kembali, dan dilengkapi dengan tanda tangan peminjam. Setiap kali peminjam meminjam buku maka biodata buku yang dipinjam beserta tanggal pinjam dan tanggal kembali dicatat dalam buku tersebut, kemudian ditanda tangani oleh peminjam sebagai bukti peminjam. Bila peminjam mengembalikan buku, petugas cukup mengetahui nama peminjam dan mencocokkan data peminjaman dalam buku. Selain menggunakan buku catatan, sistem ini juga dapat dilakukan dengan menggunakan kartu-kartu, yang dirinci sesuai dengan nama peminjam. Kartu-kartu tersebut disusun secara alfabetis sesuai dengan nama peminjam. Sistem ini lebih tepat bila digunakan di perpustakaan kecil.

2.         Sistem Dummy

Sistem ini menggunakan karton atau papan kayu yang dibungkus kertas yang ukurannya sama dengan buku, kemudian ditulis lengkap data buku, yaitu nomor panggil, pengarang, judul buku. Pada saat buku dipinjam, maka ditulis nama peminjam, nomor peminjam, dan kapan buku harus kembali. Karton atau papan kayu pengganti buku tersebut diletakkan di rak, ditempat buku yang sedang dipinjam. Sistem lama ini kemudian berkembang menjadi sistem “slip”.

3.         Sistem Slip

Sistem ini menggunakan slip yang berisi data tentang peminjaman dan data yang berisi catatan buku yang dipinjam. Dicatat data bukunya dalam slip buku, kemudian slip itu disimpan dalam meja peminjaman. Slip ini kemudian dikembangkan menjadi kartu buku yang dimasukkan ke dalam kantong buku. Setiap kali ada peminjaman tinggal nama peminjam dan tanggal harus kembali yang ditulis.

4.         Sistem Kartu Buku

Sistem ini menggunakan kartu buku dan ditempatkan pada setiap buku dan kartu keanggotaan atau peminjaman, agar buku-buku yang dipinjam  oleh pembaca  dapat sekaligus terlihat. Sistem ini banyak digunakan di Perpustakaan sekolah. Kartu buku ini dibuat dengan cara pada bagian atas dibuat kolom yang berisi kata PENGARANG dan JUDUL, sedangkan catatan lain pada bagian bawah pengarang dan judul ditulis kolom tanggal peminjaman dan nama peminjam. Bila buku dipinjam, maka kartu dicabut kemudian pada kolom tanggal ditulis tanggal harus kembali, sedangkan pada kolom nama peminjam ditulis nama peminjam. Kartu ini kemudian disusun menurut tanggal kembali, nama menurut nama pengarang.

5.         Sistem Newark

Sistem ini mulai digunakan pada tahun 1900 oleh Perpustakaan umum New Jersey, Perpustakaan  umum di Amerika Serikat kebanyakan menggunakan sistem ini karena dianggap paling  mudah, aman, dan efektif. Sistem ini memerlukan beberapa peralatan seperti berikut ini :

a.        Kartu peminjam untuk anggota Perpustakaan yang berisi nama, alamat, nomor pendaftaran, tanggal berakhirnya kartu anggota, tanda tangan anggota, kolom tanggal pinjam, dan tanggal harus kembali. Rincian data-data tersebut ditulis dalam kolom-kolom pada kartu peminjam.

b.       Kartu buku berisi keterangan mengenai buku, termasuk didalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk, dan kolom untuk tanggal harus kembali, serta nama peminjam.

c.         Kantong buku merupakan kantong yang diletakan pada bagian akhir buku, pada kantong ini diketik nama pengarang, judul, serta nomor induk.

d.        Slip tanggal diletakkan di bagian buku pada bagian akhir buku. Setiap tanggal berisi nomor panggil, nomor induk, dan kolom tanggal peminjaman.

Pada sistem ini peminjam membawa buku yang akan dipinjam beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas memberi cap tanggal harus kembali pada kartu peminjam, slip tanggal, dan kartu buku. Peminjam diminta memberi tanda tangan ke kartu buku. Buku dan kartu anggota diserahkan kepada peminjam. Kartu buku kemudian dijajarkan menurut tanggal harus kembali. Dalam proses pengembalian buku, peminjam harus menyertakan kartu anggota. Petugas memeriksa tanggal harus kembali yang tertera pada slip tanggal. Petugas mencoret tanggal kembali yang tertera pada kartu buku dan slip tanggal. Bila pengembalian buku terlambat, peminjam diharuskan membayar denda. Kartu peminjam kemudian dikembalikan kepada anggota, sedangkan kartu buku dimasukkan kembali kedalam kantong buku. Apabila peminjam ingin memperpanjang pinjaman buku tersebut, petugas menggambil kartu buku dari jajaran peminjaman, kemudian membubuhkan stempel batas waktu harus kembali yang baru. Jika batas waktu peminjam melebihi, setiap nomor panggil bukunya harus dicatat dan dicocokkan dengan nomor kartu anggota yang meminjam buku tersebut. Peminjam diberitahu berapa denda yang harus dibayar ke perpustakaan.

Buku yang dipesan oleh pembaca lain, kartu bukunya berada dimeja peminjam pada kartu buku tersebut diselipkan kertas pemesanan yang diberi nama, alamat dan nomor kartu peminjaman. Kemudian setelah buku dikembalikan dari peminjam pertama buku ditahan dan dibuatkan pemberitahuan kepada pembaca yang memesan.

6.         Sistem Peminjaman Detroit

Sistem peminjaman ini hampir sama dengan sistem peminjaman Browne, hanya ada beberapa perbedaan misalnya slip batas waktu kembali diganti dengan kartu yang diberi tanggal terlebih dahulu dan dimasukkan kedalam kantong kartu buku, kartu peminjam diganti dengan kartu identifikasi. Peminjam sendiri yang menuliskan nomor anggota peminjam kedalam kartu buku. Sistem ini memerlukan beberapa peralatan, antara lain : jajaran pendaftaran anggota disusun menurut abjad menjadi satu, kartu jati diri peminjam, kartu buku berisi nomor panggil buku, nama pengarang, judul, kartu tanggal kembali untuk menyatakan lamanya peminjaman, kantong kartu buku berisi nomor panggil buku, pengarang, judul, stempel, kotak tempat menyusun kartu buku, slip denda, kertas statistik sirkulasi, dan kartu pos pemberitahuan.

Peminjam yang ingin meminjam, mengambil buku yang akan dipinjam, menuliskan identitas diri pada kartu buku. Buku dan kartu identitas peminjam diberikan kepada petugas. Buku diberikan kepada peminjam, kartu buku disimpan pada kartu buku. Kartu identifikasi peminjam dikembalikan, atau dimasukkan kedalam kartu buku yang sudah dipisahkan antara buku fiksi dan non fiksi dan disusun menurut abjad.

Pada saat buku dikembalikan di meja peminjaman, harus dicek terlebih dahulu tanggal kembali, jika melebihi batas waktu peminjaman diperhitungkan dendanya. Ambil kartu buku dari kotak kartu buku yang disusun berdasarkan kartu kembali, kemudian masukkan ke kantong buku. Kartu tanggal kembali diambil dari buku yang dipinjam dan disimpan.

Sistem ini sangat praktis dan menghemat waktu, baik untuk petugas maupun untuk pemakai. Kartu buku dapat dipakai lebih lama, kepadatan di meja peminjaman dapat dihindari, karena batas tanggal kembali sudah disiapkan. Buku yang dipinjam dapat diketahui siapa peminjamnya dan kapan harus kembali dari kartu buku. Peminjam dapat menggunakan kartu peminjam pada cabang lain, jika Perpustakaan tersebut memiliki banyak cabang.

7.         Sistem Browne

Sistem ini menggunakan tiket yang berbentuk kantong  diberikan kepada setiap anggota perpustakaan. Jumlah tiket yang diberikan tergantung pada kebijakan masing-masing Perpustakaan.  Satu tiket adalah untuk satu judul buku. Tiket anggota ini berisi identitas, nomor anggota nama serta alamat. Apabila seseorang akan meminjam bahan pustaka maka   menyerahkan tiketnya.      Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk buku, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit.  dimasukkan dalam kantong buku diletakkan pada akhir buku di sebelah dalam kiri bawah. Label atau slip tanggal kembali diletakkan pada akhir buku, biasanya berhadap-hadapan dengan kantong buku. Pada slip tanggal kembali dicantumkan kapan tanggal buku  yang dipinjam harus dikembalikan.   . Bila peminjam ingin meminjam maka petugas mencabut kartu buku dari kantong kemudian dimasukkan ke tiket  pembaca. Tanggal harus kembali ditulis pada slip tanggal. Kantong buku kemudian disusun menurut tanggal kembali. Bila tanggal kembali yang sama terdapat berbagai kantong buku, maka kantong buku disusun menurut nomor panggil.  Bila  anggota mengembalikan buku yang dipinjamnya, lokasi kartu buku dicari berdasarkan tanggal pada slip tanggal serta rincian identifikasi buku yang lain. Tiket buku kemudian dikembalikan pada anggota pada sedangkan kartu buku dimasukkan kembali ke kantong.

I.       Pemeliharaan Koleksi

Pemeliharaan koleksi perpustakaan merupakan kegiatan yang cukup penting, tanpa pemeliharaan, koleksi perpustakaan akan cepat rusak atau bahkan punah. Tujuan pemeliharaan antara lain memperpanjang usia koleksi.

1.      Kegiatan Pemeliharaan Koleksi

Kegiatan pemeliharaan koleksi, meliputi :

a.      Reproduksi

Reproduksi dilakukan terhadap koleksi langka yang hendak dilestarikan. Selain itu reproduksi juga dilakukan atas bahan pustaka yang mudah rusak karena jenis kertasnya, ataupun bentuknya.

Reproduksi dilakukan dengan cara :

1)      Foto Copy;

2)      Membuat bentuk mikro;

3)      Membuat duplikasi dari bahan pustaka bukan buku dan koleksi yang     sering digunakan.

b.      Penjilidan

                           Kegiatan ini dilakukan terhadap :

1)      Koleksi yang sampulnya rusak;

2)      Koleksi yang terlalu tipis;

3)      Koleksi yang jilidannya lepas;

4)      Buku yang halaman dalamnya lepas;

5)      Sekumpulan majalah lepas.

Penjilidan dapat dikejakan oleh perpustakaan sendiri atau oleh pihak lain. Kegiatan penjilidan  harus dilakukan dengan mengikuti tata laksana sebagai berikut :

1)      Mengumpulkan koleksi yang akan dijilid;

2)      Memberi tanda pada kartu-kartu kotalog bahan pustaka yang dalam proses penjilidan;

3)      Membuat lembar petunjuk rangkap dua, lembar pertama dimasukkan ke dalam bahan pustaka yang akan dijilid, lembar kedua disimpan sebagai arsip.

c.       Laminasi

Pelestarian naskah (manuskrip) dan dokumen penting dilakukan dengan cara laminasi, yaitu memberi pelindung plastic agar bahan pustaka tersebut tidak koyak atau hancur. Terhadap bahan pustaka ini dapat dilakukan penyemprotan dengan bahan kimia.

d.      Penyiangan

                        Bahan pustaka yang dapat dikeluarkan dari koleksi disebabkan karena :

1)      Isinya sudah tidak sesuai lagi;

2)      Perpustakaan sudah memiliki edisi yang  terbaru;

3)      Rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi;

4)      Isinya tidak lengkap lagi;

5)      Jumlahnya terlalu banyak dan jarang digunakan;

6)      Terlarang.

Cara penyiangan :

1)      Memilih bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi;

2)      Mengeluarakan kartu catalog bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi bila bahan tersebut merupakan satu-satunya yang dimiliki perpustakaan;

3)      Memberi tanda atau cap pada bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi, agar diketahui bahwa bahan pustaka tersebut bukan lagi milik perpustakaan;

4)      Mengirimkan bahan pustaka yang masih dapat dimanfaatkan orang lain sebagai hadiah atau bahkan tukar menukar;

5)      Memusnahkan bahan pustaka yang sudah tidak dapat digunakan lagi.

2.      Faktor Perusak Bahan Pustaka dan Cara Mengatasinya

a.      Faktor Fisik

1)      Keausan yang terjadi karena perlakuan yang kurang tepat terhadap bahan pustaka pada saat pengiriman, penempatannya di rak, frekuensi pemakaian, pengangan yang salah oleh pengguna atau petugas pada waktu pengambilan dan penempatan kembali pada rak.

2)      Debu dan kotoran yang terjadi karena kurang bersihnya lingkungan perpustakaan;

3)      Cahaya matahari yang langsung mengenai bahan pustaka.

Cara mengatasi kerusakan atau pencegahan kerusakan karena factor fisik ini adalah :

1)      Bahan pustaka diperlukan dengan hati-hati pada waktu pengiriman, penempatan dan pengambilan pada rak, waktu membaca, membuka dan menutup buku;

2)      Bahan yang mudah rusak harus dijilid terlebih dahulu sebelum dimasukkan dalam koleksi;

3)      Memelihara kebersihan gedung dan lingkungan sekitar perpustakaan. Gunakan alat pendingin (AC) bila memungkinkan;

4)      Hindarkan bahan pustaka dari cahaya matahari langsung.

b.      Faktor Kimiawi atau Iklim

1)      Kelembaban udara yang terlalu tinggi;

2)      Suhu udara yang fluktuatif;

3)      Reaksi kimia yang terjadi karena proses oksidasi dan hidrolisa materi bahan pustaka;

4)      Pencemaran udara.

Cara mengatasi factor kimiawi ini adalah :

1)      Mengurangi kelembaban, mengatur suhu udara dan mengurangi pencemaran udara dengan pengaturan ventilasi yang baik, memasang kipas penghisap udara (exhaustfan), atau memasang pendingin ruangan (AC) apabila memungkinkan;

2)      Tidak terlalu rapat dalam menempatkan bahan pustaka;

3)      Koleksi microfilm atau mikrofis sebaiknya disimpan dalam kotak berbahan kayu atau polyster, dan bukan logam.

c.       Faktor Hayati

Beberapa faktor hayati perusak pustaka antara lain :

1)      Jamur (cendawan);

2)      Serangga, seperti kecoak dan ngengat;

3)      Hewan pengerat, terutama tikus.

Beberapa cara mengatasi faktor-faktor hayati di atas adalah sebagai berikut :

1)      Kerusakan yang disebabkan oleh jamur (cendawan) dapat diatasi dengan :

a)      Mengurangi kelembaban udara;

b)      Menghindari adanya debu, kotoran, minyak atau bahan organic lainnya;

c)      Tidak menggunakan perekat yang mengandung amylum untuk menjilid tetapi bahan sintetis seperti misalnya polyninyl acetat;

d)     Mengatur suhu udara ruangan agar tidak terlalu dingin;

e)      Menggunakan bahan fungisida untuk membasmi cendawan (dengan bantuan ahli)

f)       Menggunakan larutan kimia yang tidak berbahaya bagi manusia.

2)      Kerusakan karena serangga dapat diatasi dengan :

a)      Mengatur kelembaban udara dalam ruangan dengan sekitar 50 %;

b)      Mengatur suhu ruangan sekitar 20 – 24 Celcius.

c)      Memelihara kebersihan ruangan;

d)     Mengadakan fumigasi dengan bantuan ahli.

3)      Hewan pengerat dapat diatasi dengan :

a)      Memelihara kebersihan ruangan;

b)      Tidak meninggalkan sisa makanan dalam ruangan;

c)      Menggunakan bahan pembasmi tikus.

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 25 Tahun 2008 Tentang Standar Tenaga Pepustakaan Sekolah/Madrasah.

Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO=The IFLA/UNESCO School Library Guidelines. Jakarta, 2006.

Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi      Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta, 2002.

Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan    Khusus. Jakarta, 2002.

Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan    Umum. Jakarta, 2001.

Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan    Sekolah. Jakarta, 2001

Yahyono, Yoyo & Fadli.  Layanan Perpustakaan : Bahan Ajar Diklat Calon Pustakawan Tingkat Ahli, Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2004.

Yahyono, Yoyo & Fadli.  Layanan Perpustakaan : Bahan Ajar Diklat Teknis Pengelolaan Perpustakaan, Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2004.